Как повысить продуктивность работы

Вне зависимости от рода деятельности, каждый сотрудник со временем замечает снижение своей продуктивности или просто хочет повысить её. Поэтому многие ищут ответ на вопрос, что значит продуктивный день. Идеи по улучшению работы в офисе беспокоят не только руководителей компаний, но и самих офисных работников. Советы по продуктивности понадобятся и тем, кто работает из дома. Удалённая работа также нуждается в оптимизации.

Существует множество способов, как повысить свою продуктивность. Попробуем рассмотреть основные из них. Для начала стоит узнать, что продуктивность — это оптимальное соотношение физической и умственной энергии, которые подкреплены мотивацией.

Продуктивность в работе во многом зависит от порядка на рабочем месте. Любые неудобства заставляют тратить время на поиски нужных инструментов и решений. Причём речь идёт не только о хаосе между ручками, карандашами или другими канцелярскими предметами, но и об общем самочувствии.

Всё, что лежит на рабочем столе, но не требует применения, должно быть убрано. Это касается чашек, блюдец и других предметов, которые отвлекают. Под рукой должно оставаться то, что нужно для текущих задач на сегодня.

Как повысить продуктивность, если её нет? Нужно сосредоточиться на том, что необходимо сделать. Если есть четкий план действий, тогда увеличится и производительность. Рекомендуется составлять список дел в порядке их приоритетности. В этом случае все важные задачи будут выполнены.

На следующий день стоит сделать невыполненные задачи приоритетными. Особенно важно наличие списка дел тем, кто работает удаленно.

Ряд факторов может снижать общую производительность. Среди них:

• электронная почта;
• сообщения в социальных сетях;
• уведомления от смартфона и других гаджетов;
• телефонные звонки;
• просмотр новостей и т. д.

Рекомендуется закрыть вкладки с социальными сетями, музыкой, электронной почтой. Отвлекаясь на них, человек теряет ход мыслей и мотивацию.

В ходе работы может возникнуть желание попить воды. Необходимо иметь стакан с водой, чтобы не отвлекаться на поход к кулеру в офисе или на кухню (для сотрудников на удаленке).

Одно из правил продуктивности — сосредоточенность на конкретной задаче. Поэтому для повышения продуктивности сотрудников необходимо оградить их от лишней информации. Сотруднику не рекомендуется прерываться на изучение последних новостей, а также отвлекаться на них в пиковые часы продуктивности. Какая-нибудь новая информация (не связанная с деятельностью) может быть крайне опасной для рабочей мотивации.

У каждого сотрудника свои продуктивные часы. Кому-то легче выполнить самые тяжелые задачи с утра, а кто-то оставляет их на вторую половину дня. Понимание собственной производительности в течение дня позволяет создать расписание продуктивного дня.

Именно на такие часы необходимо назначить наиболее важные задания, которые нужно выполнить. Этот совет по работе крайне важен для удаленных сотрудников. Ведь в домашней обстановке можно работать и днём, и ночью.

Современный сотрудник использует около 10 рабочих инструментов ежедневно. Если важная информация распределена по большому количеству каналов, это снижает продуктивность. Например, поиск данных осуществляется с помощью одного инструмента, обмен данными — через другой, а сама работа — через третий.

Вместо этого нужно повысить собственное удобство. Для этого нужно объединить все инструменты, получить к ним быстрый доступ. К счастью, всё это можно сделать в пределах одного рабочего компьютера или даже смартфона.

Чтобы ответить на вопрос, как быть продуктивным на работе, необходимо достаточное время уделять отдыху. Некоторые утверждают, что отвлечение от текущих задач негативно сказывается на производительности. Но данные говорят о том, что на каждый час работы должно приходиться по 5-10 минут отдыха.

Есть и другие рекомендации. Например, распределение рабочего процесса на 25-минутные интервалы (Помидорная техника). Это делается так:

1. Выбирается задача.
2. Устанавливается таймер на 25 минут.
3. Выполняется поставленное задание до срабатывания таймера.
4. По сигналу осуществляется 5-минутный отдых.
5. Таймер устанавливается повторно.
6. Через каждые 4 рабочих интервала (2 часа) время отдыха нужно увеличить до 15-30 минут.

Крайне важно при использовании этой техники устанавливать именно таймер, а не просто поглядывать на часы. Постоянное слежение за временем — нагрузка на мозг и снижение продуктивности.

Вопрос, как стать более продуктивным, беспокоит многих. Его задавали себе и известные личности. Составление подробного конспекта — залог успеха во многих начинаниях. Поэтому если сотрудника посетила одна из идей, наиболее правильным решением будет записать её в блокнот.

Эту рекомендацию использовал даже Билл Гейтс, который известен своей успешной карьерой. По его словам, во многом успех его деятельности зависит от привычки постоянно вести записи в блокнот.

Наличие такого вспомогательного конспекта выполняет сразу несколько задач. Это не просто фиксация идей, но и приведение мыслей в порядок, расстановка задач в порядке их приоритетности.

Ответ на вопрос, как увеличить свою продуктивность, ищут давно. Уже более сотню лет используется так называемый закон Вильфредо Паретто. В простом понимании его можно сформулировать так: 20% усилий дают 80% результата, а другие 80% лишь 20%. Закон Паретто — закономерность, которая используется во многих сферах жизни.

Применение этого принципа поможет не только в трудовой деятельности, но и в повседневной жизни. Это не самый сложный, но удобный трюк, который приносит результат. Например, можно провести такой анализ. Если человек общительный, то у него немало друзей. Но многие из них выручат в трудную минуту? Скорее всего, нет. Поэтому поддерживать общение стоит именно с теми друзьями, которые придут на помощь. Таких будет около 20%.

Как же это касается работы? Применить закономерность Паретто можно так: все неважные дела должны выполняться в тот период, когда производительность невысокая. Самые важные задания выполняются в часы с максимальной продуктивностью.

Этот совет может показаться довольно противоречивым. Ведь как повысить продуктивность, если идёт прямой отказ от работы. На самом деле, все несколько иначе. Продуктивный человек старается сделать не максимум работы вообще, а наиболее приоритетные задачи.

Отказ от выполнения заданий, на которые нет времени, освобождение периода на выполнение более важных задач. Стоит научиться говорить «нет», если в расписании на определенный срок нет пробелов. Не стоит выполнять задачи за коллег, обещать помочь им в сроки своей максимальной загруженности. Хотя это и выглядит благородно, в конечном итоге это приведёт к хаосу в делах. То есть про главную цель (повышение продуктивности) можно забыть.

Один простой совет поможет увеличить продуктивность. Вместо того чтобы знакомиться с планами на текущий день с утра, лучше сделать это вечером накануне. Достаточно всего пяти минут, чтобы изучить задачи на следующий день. Такая подготовка поможет расставить дела в порядке их приоритетности и достичь успеха.

Повышение продуктивности — задача, которая доступна абсолютно всем. Нужно лишь следовать вышеупомянутым рекомендациям, которые выполнять очень просто. Составив планы, выбрав оптимальные часы работы и режим отдыха, можно легко достичь поставленных задач. Повышение производительности — это несложно.