Устали от ощущения, будто вы никогда не заканчиваете работу с администратором? Каждая роль включает в себя задачи администратора, поэтому для большинства из нас мы не можем избежать их. Однако есть способы сэкономить время на работе, которую вам меньше всего нравится делать.
Ускорить выполнение административных задач и сделать больше за меньшее время можно с помощью различных стратегий и методов.
В этой статье содержится множество рекомендаций о том, как работать более разумно, а не усложняюще, чтобы вы могли выполнять свои домашние дела, включая наши пять основных обязательных действий.
Топ-5 приемов бизнес-администрирования, которые стоит сделать
1. Составьте список дел накануне
Есть несколько запоминающихся высказываний о планировании и о том, как оно повышает производительность. Планирование требует времени. Однако время потрачено не зря. Слышали ли вы эту цитату Бенджамина Франклина? Не сумев спланировать, вы готовитесь к провалу. Мы рекомендуем вам запомнить это. Если вы помните только один из наших советов, пусть это будет именно этот, поскольку он настроит вас на успех.
Например, если вы внесете задачи бизнес-администрирования в свой календарь и расставите их по приоритетам, вы сможете сосредоточиться на выполнении высокоприоритетных задач перед менее важными.
2. Автоматизация и организационные инструменты
Используйте цифровые инструменты, такие как календари, приложения для управления задачами и программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать сроки и задачи.
Используйте инструменты автоматизации и организационное программное обеспечение для оптимизации повторяющихся задач. Например, вы можете автоматизировать ответы по электронной почте, ввод данных и планирование встреч.
Потратить время на настройку задач автоматизации того стоит. Процесс «установил и забыл» гарантирует, что вы будете более продуктивны, то есть сможете делать больше за меньшее время.
3. Шаблонный контент
Чтобы обеспечить высокую эффективность автоматизации, создавайте шаблонный контент. Кроме того, настройте шаблоны для типичных документов, которые вы используете, и электронных писем. Это сокращает время, затрачиваемое на форматирование и написание с нуля.
4. Тайм-менеджмент
Внедрите методы управления временем, такие как техника Помидора, блокирование времени или правило двух минут, чтобы оставаться сосредоточенными и продуктивными.
5. Изучите сочетания клавиш
Научитесь использовать сочетания клавиш для часто используемых программ и инструментов. Это может существенно ускорить ввод данных и навигацию.
Сочетания клавиш — удобный способ быстро и эффективно выполнять задачи на компьютере. Вот некоторые распространенные сочетания клавиш, которые работают во многих операционных системах и приложениях:
Основные сочетания клавиш:
Ctrl (Cmd на Mac) + C: Скопируйте выделенный текст или объекты.
Ctrl (Cmd на Mac) + X: Вырезать выделенный текст.
Ctrl (Cmd на Mac) + V: Вставьте скопированный или вырезанный текст или объекты.
Ctrl (Cmd на Mac) + Z: Отменить последнее действие.
Ctrl (Cmd на Mac) + Y (или Ctrl+Shift+Z в некоторых системах): Повторить отмененное движение.
Ctrl (Cmd на Mac) + A: Выделите весь текст или объекты в текущем документе или окне.
Ctrl (Cmd на Mac) + S: Сохраните последний документ или файл.
Ctrl (Cmd на Mac) + P: Распечатайте последнюю копию или страницу.
Ctrl (Cmd на Mac) + F: Найдите/ищите текст или объекты на бумаге или веб-странице.
Ctrl (Cmd на Mac) + N: Откройте новый документ или окно.
Навигационные ярлыки:
Ctrl (Cmd на Mac) + Tab: Переключайтесь между открытыми вкладками или окнами в браузере или приложении.
Alt (опция на Mac) + Tab: Переключение между доступными приложениями.
Ctrl (Cmd на Mac) + клавиши со стрелками: Перемещайтесь между словами или абзацами.
Ctrl (Cmd на Mac) + Начало/Конец: Переход к началу/концу документа или строки.
Ctrl (Cmd на Mac) + Page Up/Page Down: Пролистайте страницы.
Ярлыки форматирования текста:
Ctrl (Cmd на Mac) + B: Жирный текст.
Ctrl (Cmd на Mac) + I: Выделить текст курсивом.
Ctrl (Cmd на Mac) + U: Подчеркните текст.
Ctrl (Cmd на Mac) + Shift + >: Увеличьте размер шрифта.
Ctrl (Cmd на Mac) + Shift + <: Уменьшите размер шрифта.
Управление файлами и окнами:
Ctrl (Cmd на Mac) + W: Закройте текущее окно или вкладку.
Ctrl (Cmd на Mac) + N: Откройте новое окно или вкладку.
Ctrl (Cmd на Mac) + O: Откройте файл.
Alt (опция на Mac) + F4 (или Cmd + Q на Mac): Закройте текущее приложение.
Alt (опция на Mac) + Enter: Переключить полноэкранный режим для некоторых приложений.
Это лишь некоторые из наиболее распространенных сочетаний клавиш, и их доступность может варьироваться в зависимости от вашей операционной системы и используемого вами приложения.
Разное программное обеспечение и системы могут иметь свои уникальные сочетания клавиш. Рекомендуется изучить документацию по конкретным приложениям, чтобы узнать больше об их сочетаниях клавиш.
Больше способов ускорить выполнение задач
Есть еще много способов повысить производительность и сократить время, затрачиваемое на малоценные задачи, такие как администрирование.
Делегат
По возможности делегируйте задачи членам команды или помощникам. Делегирование освобождает ваше время, чтобы сосредоточиться на более важных обязанностях.
Пакетирование
Группируйте похожие задачи и выполняйте их партиями. Например, обрабатывайте все ответы по электронной почте одновременно вместо того, чтобы проверять свой почтовый ящик в течение дня.
Устраните отвлекающие факторы
Сведите к минимуму перерывы и отвлекающие факторы в рабочее время. Отключите несущественные уведомления и создайте выделенное рабочее пространство.
Используйте цифровые подписи
Вместо печати, подписи и сканирования документов используйте инструменты цифровой подписи для электронной подписи документов. Смотрите нашу следующую статью о цифровых подписях. Вас может удивить, сколько вариантов использования цифровых подписей.
Аутсорсинг
Рассмотрите возможность передачи определенных административных задач фрилансерам или виртуальным помощникам. Это может быть экономически выгодно и эффективно.
Регулярный обзор
Периодически проверяйте свои административные процессы, чтобы определить области, требующие улучшения. Будьте открыты для новых подходов.
Психические перерывы
Короткие перерывы действительно могут повысить продуктивность, освежив ваш разум. Используйте такие методы, как техника «Помидора», чтобы работать целенаправленно. Осознание своего психического состояния и здоровья на работе жизненно важно для выполнения задач.
